Acreditare Erasmus+ în domeniul educației școlare

2020-1-RO01-KA120-SCH-095455

Decizie pentru numirea echipei

Persoana de contact / Responsabilul de proiect / coordonatorul echipei: Balaș Alina-Cosmina

• este în contact permanent cu responsabilul de proiect din cadrul AN;
• cunoaște foarte bine proiectul și grupul ţintă vizat;
• este responsabil de toate informaţiile introduse în Erasmus+ Beneficiary Module
• poate oricând să ofere informaţii suplimentare responsabilului de proiect din cadrul AN și/ sau altor părţi terţe interesate (CE, MEN, ISJ etc.);
• are o viziune de ansamblu asupra implementării proiectului;
• este în contact cu ceilalţi membri ai echipei de proiect pentru a le oferi sprijin;
• coordonează toate activităţile proiectului (atât cele legate de gestiunea administrativă, cât și cele legate de gestiunea financiară);
• este în contact cu partenerii de primire pentru a se asigura că sunt îndeplinite condiţiile necesare derulării activităţilor de formare;
• ţine evidenţa documentelor proiectului (în toate fazele de implementare) și se asigură că toate documentele justificative sunt în portofoliul proiectului care se află la sediul instituţiei beneficiare.

Responsabilul financiar: Kovacs Andrea

• cunoaște prevederile financiare care se aplică acestui tip de proiecte și clauzele contractuale corespunzătoare și are acces la conturile instituţiei;
• oferă sprijin echipei de implementare pentru achiziţia de bunuri și servicii în vederea derulării activităţilor de proiect, dar și a mobilităţilor efective;
• gestionează relaţia cu banca și ţine evidenţa corespunzătoare a tranzacţiilor care se fac din contul dedicat proiectului;
• păstrează documentele financiare în ordine cronologică și se asigură că toate documentele justificative sunt în portofoliul proiectului care se află la sediul instituţiei beneficiare.

Responsabilul cu pregătirea participanţilor: Matei Irina (lingvistică), Kedei Pal Elod (culturală)

• organizează și derulează procesul de pregătire a participanţilor;
• cunoaște perioadele de derulare a activităţilor de formare/predare/ job shadowing pentru a putea planifica derularea orelor de pregătire;
• cunoaște proiectul și are în vedere punerea în practică a prevederilor asumate de instituţie în candidatura aprobată;
• pregătește materialele necesare derulării pregătirii;
• ţine evidenţa activităţilor derulate și păstrează în portofoliul proiectului documentele justificative aferente pregătirii participanţilor (materialele, liste de prezenţă etc.).

Responsabilul cu implementarea activităților de diseminare și transfer: Cordoș Alexandra Ștefania

• este responsabil cu organizarea și derularea întâlnirilor echipei de implementare a activităților de diseminare și transfer pentru a urmări progresul proiectului și măsura în care acesta își va îndeplini obiectivele și, dacă este cazul, pentru luarea unor măsuri de corectare a neajunsurilor constatate;
• consultă în permanenţă candidatura aprobată și modificările survenite pe parcurs (dacă este cazul) pentru a se asigura de corespondenţa prevederilor asumate în aceasta și activităţile derulate efectiv;

Responsabilul cu diseminarea / comunicarea activităților proiectului: Konta Reghina, Hang Ana, Ionescu Alina

• întocmește, împreună cu ceilalţi membri ai echipei de implementare, un plan de diseminare;
• propune activităţi, metode și instrumente de diseminare adecvate proiectului și grupurilor ţintă;
• ia legătura cu terţe părţi pentru co-interesarea acestora de a participa la activităţile de diseminare;
• pune în practică, împreună cu alţi membri ai echipei de implementare și cu participanţii la stagiu, activităţile de diseminare;
• se încadrează în termenele limită de derulare a activităţilor de diseminare, asumate de instituţie în candidatura aprobată;
• ţine evidenţa activităţilor derulate și păstrează în portofoliul proiectului documentele justificative aferente diseminărilor (mape, liste de prezenţă, fotografii etc).

Responsabilul cu monitorizarea și evaluarea: Man Ana Maria, Florea Diana

• menţine legătura cu instituţia de găzduire, în vederea comunicării către responsabilul de proiect, a aspectelor care necesită îmbunătăţire pe parcursul mobilităţii;
• monitorizeaza implementarea activităţilor, conform prevederilor asumate prin candidatura aprobată
• redactează un raport al monitorizării pe care îl prezintă echipei de implementare și pe care îl depune în portofoliul proiectului.

CE rol au, CÂND și CUM acționează principalii actori într-un proiect de mobilitate-coordonatorul de proiect, participanţii, furnizorul de formare

Înaintea mobilităţilor

Echipa de proiect prin coordonatorul / responsabilul acesteia:

• se asigură că atât contractele individuale cât și cele tripartite sunt semnate de toate părţile;
• se asigură că participanţii au fost prezenţi la toate activităţile de pregătire (inclusiv managementul riscurilor) ;
• supervizează logistica referitoare la : transportul intern, internaţional și local până la destinaţia finală a mobilităţilor, condiţiile privind cazarea și masa, asigurându-se că pentru toate sunt îndeplinite standardele de siguranţă și calitate;
• verifică fermitatea ofertelor de formare, a obligaţiilor contractuale cât și a plăţii – de către instituţia beneficiară sau direct de către participant - a taxelor de curs, prin contactarea pe e-mail (de preferat) și/sau telefonic a partenerilor de formare;
• verifică direct cu participanţii transferul grantului conform contractelor individuale;
• completează la   https://www.europass-ro.ro, documentul de mobilitate Europass și iniţiază procedura de validare a lui;
• transmite documentul Europass formatorului în vederea completării acestuia la încheierea mobilităţilor; verifică accesul la platforma on-line Erasmus+ Beneficiary Module, prin primirea din partea platformei unui mesaj electronic pe adresa menţionată în formularul de candidatură și, apoi accesează platforma la adresa https://webgate.ec.europa.eu/
• completează înaintea începerii mobilităţii, informaţiile pentru fiecare participant în instrumentul Erasmus+ Beneficiary Module la adresa de mai sus.

Participanții:

• semneaza contractul financiar individual și cel tripartit (acordul pentru mobilitate pentru personalul școlii și angajamentul de calitate pentru domeniul educaţiei școlare);
• participă la sesiunile de pregătire organizată de instituţia beneficiară;
• verifică transferul grantului acordat conform contractului;
• se preocupă de logistică referitoare la transportul intern, internaţional și local până la destinaţia finală a mobilităţilor, condiţiile privind cazarea și masă, și a plăţii – de către instituţia beneficiară sau direct de către participant - a taxelor de curs.

Partenerii de formare:

• confirmă fermitatea ofertelor de formare și semnează contractul tripartit (acordul pentru mobilitate pentru personalul școlii și angajamentul de calitate pentru domeniul educaţiei școlare);
• pot asista/oferi soluţii instituţiei beneficiare/participanţilor în demersul logistic privind transportul local și condiţiile privind cazarea și masa;
• emit documente de plată complete – factura cu numele în clar al participanţilor - pentru achitarea taxelor de curs și confirmă plata acestora;
• transmit instituţiei beneficiare eventuale solicitări privind pregătirea de specialitate/”task-oriented” necesară participanţilor în vederea participării la formare.

În timpul mobilităţilor

Echipa de proiect - prin coordonatorul / responsabilul acesteia:

• verifică periodic cu partenerul de formare și participanţii buna derulare a sesiunilor de formare;
• se asigură că sunt respectate condiţiile și obligaţiile asumate contractual (contractul tripartit și contractul individual cu participantul);
• confirmă cu partenerul de formare desfășurarea activităţilor de monitorizare și evaluare.

Participanţii:

• iau parte activă la cursurile de formare și toate activităţile derulate de formatori

Partenerii de formare:

• derulează cursurile de formare și toate acţiunile asumate contractual;
• asigură monitorizarea și evaluarea participanţilor pe durata cursurilor de formare.

După terminarea mobilităţilor

Echipa de proiect - prin coordonatorul / responsabilul acesteia:

• verifică pe platforma Erasmus+ Beneficiary's Module primirea de la fiecare participant a link-ului către raportul individual și completarea /transmiterea acestuia in termen de maxim 30 de zile;
• se asigură că certificatele de participare emise de formatori participanţilor sunt corect completate (nume, perioada desfășurării activităţii de formare, locaţia, numele cursului și numărul proiectului, semnături), respectiv documentul de mobilitate Europass conține toate informaţiile completate de partenerul de formare (perioada de formare, competenţele/cunoștinţele dobândite, semnături);
• atribuie fiecărui document de mobilitate Europass număr de ieșire și data din registrul de intrări/ieșiri al proiectului.

Participanţii:

• își verifică adresa de e-mail – inclusiv căsuţa de ”spam”- pentru primirea link-ului către raportul individual și completarea/transmiterea acestuia în termen de maxim 30 de zile
• arhivează câte un exemplar al certificatului de participare și al documentului de mobilitate Europass;
• diseminează și multiplică cunoștinţele și competenţele dobândite, intern și extern faţă de instituţia beneficiară și pe toate canalele și mijloacele prevăzute în planul de diseminare și exploatare al proiectului.

Partenerii de formare:

• completează și transmit participanţilor certificatele de participare și documentele de mobilitate Europass;
• comunică echipei de proiect - coordonatorului / responsabilului acesteia, rezultatele monitorizării / evaluării desfășurate pe durata cursurilor de formare.

Fișele postului